Introductie
Care4tax is een administratiekantoor uit Delft, actief in de financiële dienstverlening en gefocust op expats. Met een klein, professioneel team ondersteunen zij ondernemers bij hun boekhouding en belastingzaken.
Door groei en een verhuizing naar een nieuw kantoor ontstond de wens om te werken met een moderne digitale werkplek. De vraag aan Emaxis was helder: een veilige en stabiele omgeving die altijd beschikbaar is, eenvoudig is in gebruik en past bij een klein team dat snel wil kunnen schakelen.
Uitdaging
De bestaande kantooromgeving was versnipperd over verschillende systemen en vroeg veel handmatig werk. Documenten stonden verspreid, inloggen verliep niet overal hetzelfde, de beveiliging was niet overal uniform ingericht en medewerkers belden met hun privé 06-nummers. Care4tax wilde de verhuizing aangrijpen om alles opnieuw en toekomstbestendig neer te zetten. Belangrijk was ook dat medewerkers thuis net zo prettig kunnen werken als op kantoor.
Aanpak en oplossing
Emaxis heeft de overgang uitgevoerd zonder onderbrekingen zodat het team van Care4tax door kon met het dagelijkse werk. We begonnen met een goede inventarisatie en een logisch plan voor de werkplekken en infrastructuur. Vervolgens zijn de oplossingen stap voor stap geïmplementeerd.
- Digitale werkplek met Microsoft 365, beheer, ondersteuning en back-ups. Dit geeft een herkenbare werkomgeving en centrale opslag met versiebeheer.
- Veilig en eenvoudig inloggen met multi factor authenticatie (MFA) en single sign-on (SSO).
- Apparaatbeveiliging met actieve bewaking. Verdachte activiteiten worden gemeld en waar nodig direct geblokkeerd.
- Standaardisatie van werkplekken. Dit levert rust op de werkplek en voorkomt ad hoc varianten.
- Netwerkinrichting met een centrale firewall en volledige stabiele Wi-Fi dekking in het gehele kantoor.
- Thuiswerkplekken met docking stations en dubbele monitoren. Zo is de ervaring thuis vergelijkbaar met de werkplek op kantoor.
- Continu beheer op afstand met monitoring, updates en een servicedesk die vragen snel oppakt.
- Zakelijke VoIP telefonie voor elke medewerker direct op hun smartphone.
Resultaten
De overgang naar de nieuwe digitale werkplek heeft direct effect gehad op rust en continuïteit. Medewerkers ervaren minder onderbrekingen en kunnen sneller schakelen tussen kantoor en thuis. De beveiliging is aantoonbaar versterkt door MFA, SSO en 24/7 proactieve bewaking met onze SOC-dienstverlening. Microsoft 365 back-ups geven zekerheid dat bestanden en e-mail hersteld kunnen worden indien nodig. Doordat beheer en ondersteuning nu centraal zijn belegd is er duidelijkheid over wie wat regelt en welke service mag worden verwacht.
- Snellere start van de werkdag doordat gebruikers in één keer kunnen inloggen en direct bij hun documenten kunnen.
- Minder verstoringen op het netwerk en betere Wi-Fi dekking in het hele kantoor.
- Single point of contact (SPOC) rol voor ondersteuning; wij zijn het eerste aanspreekpunt en schakelen namens Care4tax met leveranciers van de software of netwerkverbindingen.
- Heldere maandelijkse kosten voor alle licenties, ondersteuning en het beheer.
Woorden van de klant
“De overstap verliep soepel. Wij merken dat alles sneller en consistenter werkt. Onze ICT-omgeving is nu professioneel en veilig. En het mooie is: we hoeven er zelf niets voor te doen. Emaxis regelt het gewoon. Het is prettig dat we voor vragen direct bij Emaxis terecht kunnen en dat zij het netwerk en de beveiliging actief bewaken.”
Diana Oord, Care4tax
Toekomst en continuïteit
Emaxis blijft de omgeving monitoren en optimaliseren. Er worden periodiek updates uitgevoerd en waar nodig korte instructies gegeven over veilig werken en het delen van gegevens. Nieuwe wensen zoals uitbreiding op het gebied van werkplekken of infrastructuur kunnen stapsgewijs worden toegevoegd.
Meer weten
Wil je ook werken zonder zorgen met een moderne digitale werkplek die past bij jouw bedrijf? Neem contact met ons op en ontdek vrijblijvend de mogelijkheden.
